Whistleblower-Meldesystem:
Sichern Sie Transparenz und Vertrauen
in Ihrem Betrieb

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein Gesetzesentwurf in Deutschland, der darauf abzielt, Whistleblower, also Hinweisgeber, die auf Fehlverhalten und Missstände innerhalb von Organisationen hinweisen, besser zu schützen. Es basiert auf der EU-Whistleblower-Richtlinie, die einen gemeinsamen Mindeststandard für den Schutz von Hinweisgebern in allen EU-Mitgliedsstaaten festlegt. Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten müssen ein sicheres Hinweisgebersystem installieren und betreiben. Die Verabschiedung des Gesetzes ist noch nicht abgeschlossen, aber eine zeitnahe Verabschiedung wird erwartet.

Beschäftigte sind neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch diejenigen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt sind, Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftige, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind. Zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten. Auch geringfügig Beschäftige, Teilzeitkräfte (unabhängig von Ihrer Stundenzahl) und Auszubildende.

Ein Meldesystem ist eine Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, anonym Hinweise auf Fehlverhalten oder Missstände innerhalb einer Organisation abzugeben. Im Kontext des Hinweisgeberschutzgesetzes und der EU-Whistleblower-Richtlinie müssen Unternehmen ein solches System einrichten, um ihren Mitarbeitern eine sichere Möglichkeit zur Meldung von Verstößen gegen Richtlinien und Gesetze zu bieten. Das Meldesystem ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen, wodurch Unternehmen rechtzeitig auf Probleme reagieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen können.

Mögliche Meldewege sind: telefonisch, schriftlich, persönlich oder über ein Whistleblowing-Portal.

Ja, unser Portal ist ein digitales Meldesystem und dient der Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation von Meldungen.

Die EU-Hinweisgeberrichtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz sehen vor, dass Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen, wie Kündigung, Diskriminierung oder Mobbing, geschützt werden. Zudem wird ein anonymer Meldekanal gewährleistet, der es Mitarbeitern ermöglicht, ohne Angst vor Repressalien auf Missstände und Verstöße hinzuweisen. Unternehmen sind verpflichtet, den Schutz der persönlichen Daten von Hinweisgebern zu gewährleisten, und im Einklang mit der DSGVO zu handeln.

Die Einführung eines Meldesystems im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Zum einen dient es als Frühwarnsystem, das es ermöglicht, rechtzeitig auf Probleme und potenzielle Verstöße gegen Richtlinien und Gesetze zu reagieren. Durch die proaktive Aufdeckung von Fehlverhalten können Unternehmen rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden vermeiden.

Zum anderen fördert ein solches System eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter fühlen sich ermutigt, auf Missstände hinzuweisen, und können dies in einer sicheren und anonymen Umgebung tun. Dies trägt dazu bei, die Integrität des Unternehmens zu stärken und das Vertrauen von Kunden, Investoren und anderen Stakeholdern zu gewinnen.

Schließlich hilft die Implementierung eines Meldesystems Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und der EU-Whistleblower-Richtlinie zu erfüllen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern signalisiert auch ein starkes Bekenntnis zu ethischem Handeln und verantwortungsvoller Unternehmensführung.

Für eine Meldung muss es innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung geben. Unser System verschickt automatisch eine Eingangsbestätigung.

Die Meldestelle muss innerhalb von drei Monaten Folgemaßnahmen ergreifen und dem Hinweisgeber eine Rückmeldung geben. Über unser Portal kann mit dem Hinweisgeber sicher kommuniziert werden.

Das Verfahren muss unter dem Vertraulichkeitsgebot dokumentiert werden.  Jede Kommunikation wird im System automatisch gespreichert.

Laut Gesetzentwurf kann ein Whistleblower zum Beispiel folgende Tatbestände melden:

• Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht
• Bußgeldbewehrte Verstöße nach deutschem Recht, z.B. : Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz, Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
• Für Personen im Beamtenstatus die in Ihren Äußerungen gegen die Pflicht der Verfassungstreue verstoßen.
• Zudem sind alle Regelungen erfasst, welche die Umsetzung europäischer Rechtsnormen angehen.

Grundsätzlich sollten die Hinweise konkret, sorgfältig geprüft und belegbar sein. Bei Whistleblowern gilt nach § 36 HinSchG eine arbeitsrechtliche Beweislastumkehr – der Arbeitgeber muss im Zweifel nachweisen können, dass personelle Maßnahmen nicht auf das Whistleblowing zurückführbar sind.

Laut letzem Gesetzentwurf, müssen Unternehmen die keine interne Meldestelle einrichten oder betreiben, mit einer Geldbuße von bis zu 20.000€ rechnen.

Wer die Abgabe von Hinweisen und die daraus folgende Kommunikation behindert, die Vertraulichkeit nicht wahrt oder Repressalien gegenüber dem Hinweisgebenden ergreift, muss mit einer Geldstrafe von bis zu 100.000 Euro rechnen.

Außerdem steht es dem Hinweisgebenden in diesem Fall frei, mit den Informationen straffrei an die Öffentlichkeit zu treten, ohne Repressionen befürchten zu müssen. Dies kann durch Information der Presse, aber auch über Social-Media-Kanäle und andere Wege öffentlicher Kommunikation erfolgen.

Eine interne interne Meldestelle kann mit einer beim Beschäftigungsgeber oder bei der Dienststelle beschäftigten Person, einer internen Organisationseinheit oder einem Dritten besetzt werden.

Es gibt dabei keine Vorgaben dazu, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe aufzuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab.

Folgende Voraussetzungen müssen jedoch bei der internen Meldestelle vorliegen:

• Unabhängigkeit
• Ausschluss möglicher Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
• Regelmäßige Schulungen der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen

Es können auch externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betreiben des internen Hinweisgebersystems beauftragt werden (Ombudsservice).

Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern oder mehr als 50 Beschäftigten sind von der EU-Richtlinie betroffen. Sie sollten sich darauf einstellen, einen vertraulichen Melde-Kanal für Whistleblower einzurichten müssen. Es ist geplant, die Festlegung von Obergrenzen für den kommunalen Bereich den jeweiligen Bundesländern zu überlassen.